Privacyverklaring Pergamijn

Deze privacyverklaring is het laatst aangepast op 27-10-2025. 

Stichting Pergamijn (hierna: Pergamijn) verwerkt persoonsgegevens van cliënten, medewerkers, verwanten en andere betrokkenen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor wij dat doen en welke rechten jij hebt volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Het doel van onze privacyverklaring

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

  • Onze doeleinden duidelijk vastleggen: altijd duidelijk uiteggen waarom wij jouw persoonsgegevens verwerken, voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacyverklaring. 
  • Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en alleen de persoonsgegevens opslaan die nodig zijn voor onze doeleinden. 
  • Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn. 
  • Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken. 
  • Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn. 

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens? 

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde geven wij aan welke persoonsgegevens wij van jou verkrijgen, met welke grondslag wij deze persoonsgegevens verwerken en hoelang jouw persoonsgegevens worden bewaard. Als je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens van Pergamijn staan onderaan in deze privacyverklaring.

Inhoudsopgave privacyverklaring

Contact

Wanneer je ons een e-mailbericht stuurt, een contactformulier op de website invult, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden. Wij hebben op dat moment een grondslag om jouw persoonsgegevens te verwerken, namelijk de uitvoering van de zorgovereenkomst, arbeidsovereenkomst of het gerechtvaardigd belang om jou van antwoorden op jouw vragen te voorzien.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
  • Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht

Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag goed hebben afgehandeld.

Klachtafhandeling

Wanneer je een klacht indient volgens onze klachtenregeling of de interne klachtenregeling voor medewerkers, verwerken wij jouw persoonsgegevens voor het zorgvuldig afhandelen van jouw klacht. Wij hebben op dat moment een grondslag om jouw persoonsgegevens te verwerken, namelijk de uitvoering van de zorgovereenkomst of arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
  • Inhoud van de klacht

De klachtenfunctionaris slaat jouw persoonsgegevens op om jouw klacht zorgvuldig te behandelen en af te ronden. De klacht wordt, na bemiddeling of afhandeling, schriftelijk beëndigd. Vanaf dat moment bewaren wij jouw persoonsgegevens voor een periode van vijf jaar, waarna jouw persoonsgegevens automatisch worden vernietigd.

Bezoek aan onze locaties

Wanneer je bij een van onze locaties op afspraak komt, dan registreren wij jouw persoonsgegevens om de afspraak met jou na te komen. Wij hebben hiervoor een grondslag om jouw persoonsgegevens te verwerken, namelijk de uitvoering van de zorgovereenkomst, arbeidsovereenkomst of het gerechtvaardigd belang om jou te kunnen verwelkomen op onze locaties.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
  • Afspraakgegevens (datum, tijd, locatie)

Deze gegevens blijven in de agenda bewaard tot na de afspraak. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, zoals de wettelijke verplichting om medische dossiers 20 jaar te bewaren.

Cameragebruik

Op sommige afdelingen registreren wij beeldmateriaal van jou via onze camerabewaking. Voor de verwerking van deze persoonsgegevens hebben wij een gerechtvaardigd beveiligingsbelang. Voordat de camera’s geplaatst worden, vindt er een gerechtvaardigd belangentoets plaats waarbij we kijken of de beveiliging van de medewerkers, cliënten en eigendommen bij Pergamijn niet op een andere manier kan worden geregeld. Het plaatsen van camera’s en het verwerken van de daaruit voortvloeiende persoonsgegevens doen wij dus om de veiligheid van onze bezoekers en cliënten, onze medewerkers en om onze eigendommen te beschermen en het monitoren van algemene ruimtes. Dit gebruik voldoet aan de vereisten van subsidiariteit en proportionaliteit, waarbij het doel altijd gerechtvaardigd en noodzakelijk moet zijn.

Wij hangen camera’s op zichtbare plekken en de beelden worden beveiligd opgeslagen (indien opslag van toepassing is). De bewaartermijn van camerabeelden is maximaal 28 dagen, tenzij er een gerechtvaardigd belang bestaat om deze langer te bewaren.

Pergamijn cliëntenportaal

Wanneer je toegang wilt krijgen tot jouw dossier via het Pergamijn cliëntportaal, ga je in op ons aanbod om deze dienst aan jou beschikbaar te stellen. Om het cliëntportaal mogelijk te maken, verwerken wij een aantal persoonsgegevens. Wij hebben hiervoor een grondslag om jouw persoonsgegevens te verwerken, namelijk de uitvoering van de zorgovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
  • Gebruikersnaam

Als je bent uitgeschreven bij Pergamijn, kun je nog 30 dagen inloggen in het Pergamijn cliëntportaal. Hierna worden de portaalgegevens verwijderd.

Aanmelding als cliënt

Bij het aanmelden als cliënt bij Pergamijn, verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw aanvraag of doorverwijzing te beoordelen en onze zorgverlening te kunnen starten. Deze persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en worden alleen gebruikt voor dit doel. Wij hebben een grondslag om jouw persoonsgegevens te verwerken, namelijk de uitvoering van de zorgovereenkomst.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens in twee fasen. In de eerste fase verwerken wij enkel jouw naam, adresgegevens, geboortedatum en medisch dossier. Tijdens deze fase wordt beoordeeld of jouw zorgvraag door ons kan worden beantwoord. In de tweede fase gaan wij op zoek naar een voor jou geschikte behandeling en/of zorg. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Adres
  • Woonplaats
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Geboorteland
  • BSN
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Gegevens betreffende de burgerlijke staat
  • Gegevens betreffende de leef- en woonsituatie
  • Medische gegevens
  • Gegevens over de (zorg)verzekering
  • Financiële gegevens, zoals het rekeningnummer en de tennaamstelling
  • Contactgegevens van wettelijke vertegenwoordigers
  • Alle overige informatie die je met ons deelt bij de aanmelding

Deze persoonsgegevens verwerken wij todat je geen cliënt meer bent bij Pergamijn. Sommige persoonsgegevens bewaren wij langer wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, zoals de wettelijke verplichting om medische dossiers 20 jaar te bewaren.

Behandeling en zorgverlening

Gedurende de behandeling van/ zorgverlening aan cliënten bij Pergamijn, verwerken wij persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en worden alleen gebruikt voor dit doel. Wij hebben een grondslag om jouw persoonsgegevens te verwerken, namelijk de uitvoering van de zorgovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Adres
  • Woonplaats
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Geboorteland
  • BSN
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Gegevens betreffende de burgerlijke staat
  • Gegevens betreffende de leef- en woonsituatie
  • Medische gegevens
  • Gegevens over de (zorg)verzekering
  • Financiële gegevens, zoals het rekeningnummer en de tennaamstelling
  • Contactgegevens van verwanten
  • Alle overige informatie die je met ons deelt bij de aanmelding

Deze persoonsgegevens verwerken wij todat je geen cliënt meer bent bij Pergamijn. Sommige persoonsgegevens bewaren wij langer wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, zoals de wettelijke verplichting om medische dossiers 20 jaar te bewaren.

Verwanten of wettelijk vertegenwoordiger

Wanneer je een verwant of wettelijk vertegenwoordiger bent van een van de cliënten van Pergamijn, verwerken wij persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens verwerken wij om ervoor te zorgen dat jij als verwant of wettelijk vertegenwoordiger de benodigde informatie ontvang over de situatie van de cliënt bij Pergamijn. Wij hebben een grondslag om jouw gegevens te verwerken, namelijk de uitvoering van de zorgovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Adres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Alle overige informatie die je met ons deelt.

Deze persoonsgegevens verwerken wij todat de cliënt niet meer in behandeling en/of zorg is bij Pergamijn.

Onder medewerkers verstaat Pergamijn: sollicitanten, personeel, studenten, stagiaires en vrijwilligers.

Werken bij Pergamijn

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling en/of zorg te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.  

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
  • Curriculum Vitae
  • Motivatiebrief
  • VOG
  • Diploma’s
  • Pasfoto
  • Salarisindicatie
  • Referenties
  • Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 4 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met jou kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

BBL of stages bij Pergamijn

Wil je een BBL traject volgen of stage lopen bij Pergamijn? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om een stageplek in te richten, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een stageovereenkomst of BBL-arbeidsovereenkomst. 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
  • Studentnummer
  • Onderwijsinstelling

Indien je bij ons een BBL-traject volgt of stage loopt, worden jouw persoonsgegevens opgenomen in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dat nodig is voor de uitvoering van het dienstverband. De stageovereenkomst of BBL-arbeidsovereenkomst wordt na afloop van de stage of het BBL-traject maximaal 7 jaar bewaard.

Vrijwilliger bij Pergamijn

Wanneer je als vrijwilliger wilt komen ondersteunen bij Pergamijn. Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw vrijwilligersplek in te richten, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een vrijwilligersovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
  • VOG
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Bankrekeningnummer voor het uitbetalen van reiskostenvergoedingen
  • Overige informatie die nodig is om een match te kunnen maken met de juiste locatie

Indien je bij ons als vrijwilliger werkzaam bent, worden jouw persoonsgegevens opgenomen in het vrijwilligersdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dat nodig is voor het faciliteren van vrijwilligerswerk. De vrijwilligersovereenkomst wordt na afloop van de het vrijwilligerswerk maximaal 7 jaar bewaard.

Wanneer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden?

Pergamijn deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

  • wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
  • wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
  • wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).
  • Wij toestemming van jou hebben gekregen om jouw persoonsgegevens te verstrekken aan derden.

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken, zijn:

  • IT-dienstverleners en -leveranciers
  • Cookiedienstverleners
  • Telecomleveranciers
  • Hostingpartijen
  • Hulpmiddelenleveranciers
  • Betalingsdienstverleners en incassobureaus
  • Postorderbedrijven
  • Overheidsdiensten: de Belastingdienst, gemeenten
  • Ledenverenigingen
  • Zorgverzekeraars
  • Extere zorgorganisaties
  • Zorgverleners
  • Partners
  • Vrijwilligers

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Pergamijn deelt geen persoonsgegevens aan partijen die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke je doorgeleiden naar de betreffende social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:  

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons heel belangrijk. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, waaronder kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens. We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

  • logische toegangscontrole op onze laptops en systemen, gebruikmakend van wachtwoorden;
  • fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, waaronder toegangschips en camerabeveiliging in ons kantoorpand;
  • encryptie van digitale bestanden;

Welke privacyrechten heb je?

  • Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.  
  • Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.  
  • Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.  
  • Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen. 
  • Recht om jouw toestemming in te trekken: indien je ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken. 
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen aan een derde partij.  
  • Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken. [A1] 

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, bezwaar of gegevensoverdraging sturen naar de Functionaris Gegevensbescherming van Pergamijn. Bij ieder verzoek maken we een zorgvuldige afweging en kijken we, met inachtneming van onze (wettelijke) verplichtingen, of en hoe we aan jouw recht kunnen voldoen.

Bij jouw verzoek kunnen wij jou vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd naar 60 dagen om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van jouw rechten wilt uitoefenen, dan kun je dat kenbaar maken via privacy@pergamijn.org.

Toepassingsbereik en wijzigingen

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van Pergamijn en niet op andere websites die via onze website toegankelijk zijn. Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Vragen of klacht indienen

Als je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kun je een e-mail sturen naar privacy@pergamijn.org. Wij pakken elke vraag en klacht intern met onze functionaris gegevensbescherming op en communiceren dit verder met jou. Als je vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Stichting Pergamijn
Mercator 2
6135 KW Sittard

E-mailadres: privacy@pergamijn.org
Telefoonnummer: 0475-777540KvK-nummer:          14075233